Scannen mit der Software z-Scan2Send

Bei z-Scan2Send handelt es sich um ein Shareware-Tool für Microsoft Windows zum Scannen und Versenden von Dokumenten. Hersteller der Software ist die Firma IBU Hard- und Softwareservice Andreas Baumann in Berlin ( Website des Herstellers)

Beachten Sie, dass Sie die Software für einen Zeitraum von ca. 19 Tagen im vollen Umfang testen können. Um die Software weiterzuverwenden, benötigen Sie eine Lizenz. Diese können Sie für den Preis von € 27,00 zzgl. MwSt. im Webshop des Herstellers erwerben. Weitere Informationen dazu finden Sie unten, unter der Installationsanleitung.

z-Scan2Send kann für alle Dokumentenscanner verwendet werden, die über TWAIN-Treiber angesteuert werden und direkt mit dem jeweiligen Computer verbunden sind. Daraus ergibt sich, dass z-Scan2Send keine direkten Scanfunktionen (z. B. Duplexscan, Dokumentenverbesserung, etc.) mitliefert sondern dafür die Originaltreiber der jeweiligen Geräte ansteuert.

Klicken Sie hier, um auf die Downloadseite des Herstellers zu gelangen. Laden Sie von dort die Datei „zscan2.exe“ von einem der beiden Server herunter; speichern Sie die Datei in Ihrem Download-Verzeichnis:

Öffnen Sie anschließend die heruntergeladene Datei und beantworten Sie die Frage der Benutzerkontensteuerung, ob sie die Software öffnen möchten mit „Ja“.

Wählen Sie als Sprache für das Setup-Programm „Deutsch“ aus, in dem Sie im folgenden Fenster einfach auf „OK“ klicken:

Sollten Sie eine Meldung erhalten, dass auf Ihrem Rechner eine Antivirus-Software installiert sein sollte, die zu Falschmeldungen und Verzögerungen führen kann, deaktivieren Sie ggfs. - wie in der Meldung angegeben - Ihre Antivirus-Software für einige Minuten und führen Sie das Setup erneut aus.

Der nächste Schritt ist auf jeden Fall, dass die Installationsroutine Sie zur Installation begrüßt:

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im nächsten Fenster bestätigen Sie die Lizenzvereinbarung ebenfalls über einen Klick auf den Button „Weiter“.

Anschließend erhalten Sie ein Fenster, in dem Sie das Installationsverzeichnis ändern könnten. Wir empfehlen, hier jedoch das vorgeschlagene Verzeichnis zu verwenden:

Anschließend wird die Installation durchgeführt, den Verlauf können Sie am grünen Balken erkennen. Nach Abschluß der Installation können Sie die Software direkt starten:

Nach dem Start der Software erhalten Sie ein Fenster, welches Sie bittet prüfen zu dürfen, ob Updates zur Verfügung stehen:

Bestätigen Sie dieses, Ihnen wird anschließend das Live-Update-Tool angezeigt, in dem Sie den Update-Check durchführen können. Klicken Sie dazu auf den Button „Update-Check“:

Sollten Sie über die aktuelle Version verfügen, erhalten Sie diese Info umgehend. Sollte ein Update zur Verfügung stehen, führen Sie dieses entsprechend der dann folgenden Anleitung durch.

Nach der Installation startet die Software automatisch. Für spätere Verwendung erhalten Sie sowohl eine Desktop-Verknüpfung, als auch einen Eintrag in das Windows-Startmenü, so dass Sie die Software später von dort aus starten können.

Sofern nur ein Scanner an Ihrem Rechner angeschlossen ist, wird Ihnen hier automatisch der richtige Scanner angezeigt, so dass Sie nur noch auf „OK“ drücken müssen. Anschließend befinden Sie sich im Hauptfenster von Z-Scan2Send, welches Sie oben bereits im Hintergrund erkennen.

Die momentan bei Ihnen installierte Version ist eine Shareware, die Sie für ca. 19 Tage unentgeltlich nutzen können. Für die längere Verwendung benötigen Sie eine Lizenz pro Rechner, mit dem Sie scannen möchten.

Zum Erwerb der Lizenz klicken Sie hier, um noch einmal zur Herstellerwebsite zu gelangen und wählen dort den Menüpunkt „Shop“ aus.

Sie gelangen direkt in den Onlineshop des Herstellers. Geben Sie die benötigte Menge an und klicken Sie auf „In den Warenkorb“. Schließen Sie anschließend die Bestellung und Bezahlung ab.

Nach erfolgter Zahlung erhalten Sie nach wenigen Tagen eine Email mit den Lizenzinformationen.

Zum Eintragen der Lizenzinformationen in Ihre Z-Scan2Send-Installation, klicken Sie bitte auf das Setup-Icon:

Wählen Sie im folgenden Fenster den Tab „Lizenz“ aus:

Tragen Sie Ihre Daten ein, insbesondere auch die Rechnungsnummer. Klicken Sie anschließend auf E-Mail und senden Sie Informationen an den Hersteller. Sie erhalten im nächsten Schritt einige Tage später den RegKey, den Sie in das entsprechende Feld noch eintragen müssen.

Damit ist die Lizenzierung vollständig und Sie können die Software verwenden.

Da die gescannten Belege per FTP an DocuBizz-Rechenzentrum übertragen werden, müssen Sie als nächstes ein FTP-Profil in z-Scan2Send erstellen, in dem Sie Ihre Zugangsdaten einmalig erfassen müssen. Wählen Sie im Bereich „Setup“ den Tab „FTP“. Es öffnet sich das folgende Fenster, tragen Sie dort bitte die FTP-Zugangsdaten ein, die Sie von der DocuBizz ApS. erhalten haben:

Beachten Sie, dass ggfs. nicht das Root Verzeichnis „/“ nützen dürfen, sondern Unterverzeichnisse angeben müssen, weitere Informationen dazu erhalten Sie mit den FTP-Zugangsdaten von der DocuBizz ApS.

Speichern Sie die Einstellungen, in dem Sie über den Pull-Down-Button „FTP-Profil“ den Eintrag „Einstellung speichern“ auswählen:

Testen Sie anschließend die Einstellungen über den Button „FTP-Check“. Die Software wird dann versuchen, sich auf dem FTP-Server anzumelden und eine Testdatei hochzuladen sowie diese anschließend direkt wieder zu löschen:

Wenn die Daten korrekt übertragen wurden, erhalten Sie die Nachricht „FTP-Copy abgeschlossen!

Sollte der Upload nicht funktioniert haben, können unterschiedliche Gründe dafür verantwortlich sein. Nach jedem der folgenden Punkte sollten Sie den FTP-Check erneut durchführen:

• Überprüfen Sie den Servernamen, den Benutzernamen und das Kennwort
• Ggfs. schalten Sie den Passivmode an, in dem Sie von Passiv einen Haken setzen
• Überprüfen Sie Ihre Firewall (Port 21 muss geöffnet sein) und Ihre Netzwerkeinstellungen, setzen Sie sich hierzu ggfs. mit Ihrem Systemadministrator in Verbindung

Da viele Netzwerke aus Sicherheitsgründen die Kommunikation nach außen sehr stark einschränken, haben Sie bitte Verständnis dafür, dass die DocuBizz-Hotline Ihnen in diesem Fall nur sehr eingeschränkt helfen kann, denn die Hotline hat keine Möglichkeit, Administrationsaufgaben in Ihrem Netzwerk zu übernehmen. Dennoch wird die Hotline in Verbindung mit Ihrem Systemadministrator versuchen, das Problem zu lösen, sofern Sie noch immer keine Verbindung herstellen können.

Da Sie die gescannten Dokumente an das DocuBizz-Rechenzentrum übertragen und anschließend in DocuBizz verarbeiten, ist es notwendig, dass die gescannten Dateien in Z-Scan2Send nach dem Speichern (und damit der Übertragung) gelöscht werden. Klicken Sie dazu auf den Tab „Programm“ im Setup und setzen Sie einen Haken unter „Scans nach dem Speichern löschen“:

Dieser Eintrag ist sehr wichtig, denn falls Sie den Haken nicht setzen sollten, kann es passieren, dass Belege mehrfach an das Rechenzentrum übertragen werden!

Twain/Scanner Dialog anzeigen

z-Scan2Send greift grundsätzlich auf den Treiber Ihres Gerätes zurück. Abhängig vom Gerätetyp bietet Ihnen der jeweilige Scannertreiber ggfs. direkt die Möglichkeit, Scan-Eigenschaften direkt anzulegen (z. B. bei Kodak/Alaris-Geräten, siehe hier). Werden Einstellungen im Treiber angelegt, haben diese immer Vorrang. Ggfs. müssen Sie dort allerdings dann auch entscheiden, wie der Scanvorgang an sich vorgehen soll (z. B. Simplex - Duplex, usw.). Aus diesem Grund sollten Sie sich in z-Scan2Send immer den Twain/Scanner Dialog anzeigen lassen. Setzen Sie daher ein Markierung in dieses Feld im Reiter „Scanner“:

Leere Seiten ignorieren / Duplex scannen

Sollte Ihr Scanner duplexfähig sein können Sie hier die Einstellung „Duplex scannen“ vornehmen. In Verbindung mit der Einstellung „Leere Seiten ignorieren“ würden so z. B. leere Rückseiten automatisch entfernt, so dass Sie nur Seiten mit Text in DocuBizz erhalten.

Dieses ist ein wenig mit Vorsicht zu genießen, insbesondere dann, wenn es um einseitige Rechnungen geht. Enthalten in dem Fall die Rückseiten der Belege z. B. Allgemeine Geschäftsbedingungen, würden diese grundsätzlich gescannt und als eigenständige Datei in DocuBizz importiert. Diese können dort zwar gelöscht werden, aber das bedeutet manuellen Aufwand. Besser ist es in dem Fall, z. B. bei Kodak/Alaris-Scannern einzelne Profile für einseitige und mehrseitige Belege anzulegen. Weitere Informationen dazu hier.

Da wir aufgrund des unüberschaubar großen Scannermarktes nicht jedes Modell auf Herz und Nieren testen können, empfehlen wir Ihnen bei Projektstart diese Einstellungen zu testen und den für Sie einfachsten Weg zu definieren. Die Einstellungen können Sie im Reiter „Scanner“ vornehmen:

Weitere Einstellungen

Die restlichen Einstellungen sollten Sie unabghängig vom Scannermodell wie folgt einstellen:

• Autoscan: leer lassen
• Randerkennung: leer lassen
• Schräglagenkorrektur: leer lassen
• Automatische Rotation: leer lassen
• Schräglagenkorrektur: leer lassen
• Scanner-Auswahl anzeigen:
  • aktiviert lassen, falls Sie mehr als Scanner an diesem Rechner verwenden
  • deaktivieren, falls Sie nur einen Scanner verwenden

Darüber hinaus stellen Sie bitte die folgenden Werte ein:

• Datentyp: Bild-TIF Datei
• Format: A4 (oder leer)
• Kontrast: 0
• Farbmodus: Schwarz/Weiß
• Helligkeit: 0
• Auflösung: 300 dpi

Zum Scannen mit z-Scan2Send starten Sie die Software über die Desktopverknüpfung oder den Menüpunkt „z-Scan2Send“ und wählen Sie Ihren Scanner aus. Sie gelangen anschließend zum Startfenster der Software.

Falls Ihnen unten links ein Scanner mit der Angabe „PDF“ angezeigt wird, ändern Sie dieses in „TIFF“:

Entsprechend der Anleitung zum Scannen an sich (siehe hier) sollten Sie die Belege in einseitige und mehrseitige Belege aufgeteilt haben (je nach Scanner die letzteren noch in Simplex- und Duplex-Belege).

Entscheiden Sie, welchen Stapel Sie scannen möchten und wählen Sie dazu über den Werkzeugbutton „Singlepage-TIF erzeugen“ oder Mulitpage-TIF erzeugen:

Klicken Sie anschließend auf „Scannen“:

Je nach Scannermodell öffnet sich nun der Twain-/Scannerdialog, also die Treibersoftware. Wählen Sie hier entsprechend Ihres Gerätes die entsprechenden Einstellungen aus und starten Sie den Scan.

Der Stapel wird eingescannt und Ihnen nach dem Scan im großen Fenster in z-Scan2Send angezeigt. Dort können Sie ggfs. einzelne Seiten löschen (z. B. AGB's)

Speichern und FTP

Damit die Belege zum DocuBizz-FTP-Server hochgeladen werden, klicken Sie auf „Speichern + FTP“.

Dateiname

Beim ersten Scannen öffnet sich ein Fenster, in dem der Dateiname (Scan0000.tif) angezeigt wird. Deaktivieren Sie diese Anzeige, in dem Sie den Haken unter „Dieses Fenster nicht mehr anzeigen“ setzen.

FTP-Profil wählen

z-Scan2Send bittet Sie als nächstes, einen FTP-Server zu wählen:

Abschluss des Scan-Prozesses

Die Software überträgt als nächstes die Belege ins DocuBizz-Rechenzentrum. Nach Abschluss dieses Prozesses erhalten Sie ein Fenster mit dem Hinweis „FTP-Copy abgeschlossen. Bestätigen Sie dieses mit OK.

Die gescannten Belege durchlaufen anschließend die Erkennungslösungen im DocuBizz-Rechenzentrum. Anschließend werden Ihnen die gescannten Belege im DocuBizz-Client zur weiteren Verarbeitung angezeigt.

Falls Sie weitere Stapel zum Scannen bereit liegen haben, können Sie diese nun ebenfalls scannen. Denken Sie dabei daran, dass Sie sich zwischen einseitigen und mehrseitigen Belegen entscheiden müssen.