Lieferanten pflegen

Die Funktion Lieferanten pflegen erreichen Sie über den Menüpunkt „Pflege“ - „Lieferanten pflegen“.

Verfügbarkeit

Dieser Menüpunkt steht Benutzern der folgenden Benutzerrollen zur Verfügung:

Funktionen

Lieferanten pflegen

Lieferanten müssen generell im ERP-System als Kreditor angelegt sein, bevor diese in DocuBizz verwendet werden. Die Übermittlung der Stammdaten unterscheidet sich von System zu System, weitere Informationen dazu finden Sie im Bereich ERP-Schnittstellen hier im DocuBizz-Wiki.

Das Fenster zeigt Ihnen auf der linken Seite eine Liste der angelegten und übermittelten Kreditoren an. Standardmäßig werden Ihnen dabei alle *aktiven* Lieferanten angelegt. Falls Sie deaktivierte Lieferanten suchen, entfernen Sie bitte die Markierung bei „Nur aktive Lieferanten anzeigen.“.

Sie können in der Liste suchen nach Kurnamen, UStID-Nummern (ohne Ländercode) und Kreditorenkonten. Geben Sie den zu suchenden Wert ein und klicken Sie rechts neben den Feldern auf das Trichtersymbol.

Stammdaten

Der rechte Bereich des Fensters zeigt Ihnen zu Oberst die Stammdaten des Lieferanten an, so wie diese in Ihrem ERP-System angelegt wurden. Diese können Sie in DocuBizz nur überprüfen, jedoch nicht ändern. Wenn Sie also Fehler feststellen, korrigieren Sie diese in Ihrem ERP-System und warten auf die nächste Übertragung der Stammdaten.

Lieferantenerkennung

DocuBizz verwendet diverse Regelwerke zur Erkennung von Lieferanten und Zuordnung des jeweiligen Kreditors. Generell gilt, dass eindeutige Kriterien in eindeutigen Formaten auf den Belegen vorhanden sein müssen, die mit Werten der Stammdaten übereinstimmen müssen, damit ein Treffer erzielt werden kann:

  • UStID-Nr.: Die Umsatzsteueridentifikationsnummer entspricht dieser Anforderung. Der Aufbau der UStID ist eindeutig, ebenso hat jedes Unternehmen nur eine UStID.
  • IBAN: Für die IBAN gilt generell ebenfalls, dass diese vom Aufbau her eindeutig sind, allerdings kann ein Kreditor auf seinen Belegen mehrere Bankverbindungen angeben. DocuBizz verwendet generell immer die oberste IBAN, die beim Lesen des Belegs von oben nach unten und von links nach rechts auf dem Beleg gefunden wird.
  • Erkennungstext: Sollte weder die UStID noch die IBAN sauber verwendet werden können, kann das DocuBizz-Team Regelwerke anlegen. Diese bedingen zum Teil bestimmte Erkennungstexte. Sollten diese verwendet werden, wird das DocuBizz-Team hier einen entsprechenden Wert eintragen.

Weitere Informationen zur Erkennung der Lieferanten finden Sie im FAQ-Bereich.

Standards für neue Belege

Standards für neue Belege

Die Standards für neue Belege können hier etwas genauer definiert werden:

  • Belegtyp: Standardmäßig wird der Belegtyp Eingangsrechnung angezeigt. Dieses kommt zum Tragen, wenn DocuBizz keinen Belegtyp auf dem Dokument selber erkennen kann. Wir empfehlen, diesen Wert nicht zu verändern.
  • Währung: Hier wird die vom ERP-System übermittelte Standardwährung für den Lieferanten angegeben. Bei Bedarf können Sie diesen Wert hier verändern. Dieses ist dann zweckmäßig, wenn mit den Stammdaten keine Währung mitgeliefert wird.
  • Von Gruppe gelesen: Standardmäßig können Belege während des Bearbeitungsprozesses von den Mitgliedern des Flows gelesen werden. Dieses ist sinnvoll, da zunächst Daten gesammelt werden müssen, bevor der Beleg der Allgemeinheit im Unternehmen später zur Recherche zur Verfügung steht. Wir empfehlen, diesen Wert nicht zu verändern.
  • Genehmigungsflow: Wenn Sie den ersten Beleg eines Lieferanten in den Workflow senden, fragt DocuBizz Sie, ob Sie den gewählten Workflow immer verwenden möchten, sofern Sie eine Workflowvorlage verwendet haben. Diese Vorlage wird hier automatisch angelegt. Wenn Sie im späteren Verlauf feststellen, dass Sie die Vorlage nicht mehr nutzen möchten, leeren Sie einfach dieses Feld, so dass DocuBizz beim nächsten Mal wieder nachfragt. Natürlich können Sie auch hier eine Vorlage zuordnen, jedoch empfehlen wir die Anlage immer währen der Belegbearbeitung, weil Sie sich dann auch mit möglichen Vorgängen tiefer beschäftigen.
  • Automatisch zur Genehmigung senden: Wenn ein Lieferant und sämtliche Kopfdaten sauber erkannt werden und eine Workflowvorlage zugeordnet ist, können Sie hier einen Haken setzen. Belege dieses Lieferanten erscheinen dann nicht mehr im Posteingang sondern direkt beim ersten Genehmiger.
  • Kontierungsvorlage: Wenn Sie den ersten Beleg eines Lieferanten kontieren und eine Kontierungsvorlage anlegen, fragt DocuBizz Sie, ob Sie die gewählte Kontierungsvorlage immer für Belege dieses Lieferanten verwenden möchten. Diese Vorlage wird hier automatisch angelegt. Wenn Sie im späteren Verlauf feststellen, dass Sie die Vorlage nicht mehr nutzen möchten, leeren Sie einfach dieses Feld, so dass DocuBizz beim nächsten Mal wieder nachfragt. Natürlich können Sie auch hier eine Vorlage zuordnen, jedoch empfehlen wir die Anlage immer währen der Belegbearbeitung, weil Sie sich dann auch mit möglichen Vorgängen tiefer beschäftigen.
  • Vertraulich: Sie können einen Lieferanten als vertraulichen Lieferanten generell qualifizieren. Belege dieses Lieferanten können dann nur noch von Mitarbeiter:innen verarbeitet werden, die das Recht zur Bearbeitung vertraulicher Belege besitzen. Beachten Sie, dass Sie auch einzelne Belege eines Lieferanten als vertraulich qualifizieren können; das stellt sich im Allgemeinen als flexibler zu verwenden dar.