Gruppen pflegen

Die Funktion Gruppen pflegen erreichen Sie über den Menüpunkt „Pflege“ - „Gruppen pflegen“.

Dieser Menüpunkt steht Benutzern der folgenden Benutzerrollen zur Verfügung:

• Buchhalter
• Übergeordneter Buchhalter
• Administrator

Unter Gruppen sind organisatorische Einheiten zu verstehen, deren Mitglieder im Rahmen des Workflows mit gleichen, sich gegenseitig ersetzenden Rechten ausgestattet sind.

Im Ersatzteillager eines KFZ-Händlers arbeiten drei Mitarbeiter:innen. Rechnungen, die im Teilelager geprüft und genehmigt werden, können von allen dreien bearbeitet werden. Wenn also die Buchhaltung Belege ins Teilelager bringt, ist es egal, wer die dort bearbeitet. D. h. die Gruppe besteht aus diesen 3 Mitarbeiter:innen.

Überlegen Sie sich, welche Gruppen in Ihrem Unternehmen zum Tragen kommen und wer Mitglied dieser jeweiligen Gruppen werden soll. Dabei gelten folgende Regeln:

• Mitarbeiter:innen können Mitglied in mehreren Gruppen sein
• Achten Sie darauf, dass Vorgesetzte ggfs. nicht Mitglied in der jeweiligen Gruppe sein sollten, wenn diese im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips die Belege im nächsten Schritt ebenfalls genehmigen sollen
• Gruppen können auch aus einer Person bestehen.

Bei der Bearbeitung von Belegen werden Sie gefragt, ob der gewählte Workflow mit dem Lieferanten als Standardworkflow verbunden werden soll. Wenn Sie hier eine Person gewählt haben, bedeutet das, dass Sie jeden Workflow überarbeiten müssen, wenn diese Person das Unternehmen oder die Abteilung wechselt. Verwenden Sie stattdessen besser Gruppen, Sie können dann die Gruppe mit den Kreditoren verbunden lassen und nur die entsprechenden Mitarbeiter:innen in der Gruppe austauschen.

Gehen Sie auf den Button „Neue Gruppe“ und geben Sie den Kurznamen und Namen ein. Unter Initialen können Sie eine Kurzform des Namens verwenden, diese Information wird im Workflow zur Anzeige verwendet. Unter Gruppenart belassen Sie einfach den Wert „Organisatorische Einheit.

Limits dienen dazu, Belege bei Überschreiten einer bestimmten Summe (Rechnungsbetrag) an ein weitere Instanz zur zusätzlichen Genehmigung weiterzuleiten. Der Workflow wird dementsprechend automatisch angepasst.

Sie können bis zu 4 unterschiedliche Limits anlegen, die unter zweierlei Bedingungen verwendet werden können:

1. Alle Regeln anwenden, wenn die Grenzen überschritten werden: Wenn Sie mehr als eine Genehmigungsstufe verwenden, prüft DocuBizz jede einzelne Stufe und das damit verbundene Limit. z. B.: Sie legen als untere Stufe € 100,00 fest und wählen aus dem Dropdownfeld dahinter den Abteilungsleiter aus. Zusätzlich geben Sie ein Limit von € 1.000,00 ein und wählen im zweiten Dropdown den CFO. Daraus folgt, dass eine Rechnung über € 80,00 nur von der gewählten Gruppe genehmigt werden müssen, Rechnungen über € 233,39 zusätzlich vom Abteilungsleiter und Rechnungen über € 12.121,00 von der Gruppen, vom Abteilungsleiter und vom CFO.
2. Nur die dem jeweiligen Limit entsprechende Regel anwenden: In dem Fall fällt/fallen bei Überschreiten des Limits die vorherige(n) Zeile(n) raus, so dass bei der Rechnung über € 12.121,00 nur die Gruppe und der CFO genehmigen müssen, nicht aber der Abteilungsleiter

• Sie können das Limit auf € 0,00 setzen, so dass immer der nächste folgen muss (generelles 4-Augen-Prinzip)
• Sie sollten auch bei nachfolgenden Stufen immer eine Gruppe wählen, nie einen User selber, damit das Austauschen bei Bedarf einfacher wird
• Gruppen können logischerweise erst gewählt werden, nachdem sie angelegt wurden. Ggfs. müssen Sie nach dem Speichern das Fenster „Gruppen pflegen einmal schließen und neu öffnen, damit Ihnen gerade angelegte Gruppen angezeigt werden.

Über den Tab Mitglieder können Sie nur die bisher der jeweiligen Gruppen zugewiesenen User anzeigen lassen. Die Zuweisung findet in der Benutzerverwaltung statt.