Genehmigungsflowvorlagen pflegen
Die Funktion Genehmigungsflowvorlagen pflegen erreichen Sie über den Menüpunkt „Pflege“ - „Genehmigungsflowvorlagen pflegen“.
Verfügbarkeit
Dieser Menüpunkt steht Benutzern der folgenden Benutzerrollen zur Verfügung:
Funktionen
Genehmigungsflowvorlagen dienen dazu, vorgefertigte, immer gleiche Workflows schnell und einfach verwenden zu können, ohne jedes Mal den entsprechenden Belegen einzelne Benutzer oder Gruppen zuordnen zu müssen.
Hier wird das Anlegen der Vorlagen beschrieben; verwendet werden diese bei der Bearbeitung von Belegen im Live-Betrieb. Die User wählen dann aus einem Dropdownfeld eine der vorgefertigten Genehmigungsflowvorlagen. In dem Schritt wird automatisch auch gefragt, ob die gewählte Vorlage fest mit dem Lieferanten verbunden werden soll; erhalten Sie dann eine weitere Rechnung desselben Lieferanten, wird der Workflow bereits vorgeschlagen. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Kapiteln rund um das Thema Workflow.
Anlegen von Genehmigungsflowvorlagen
Das Fenster zur Bearbeitung von Genehmigungsflowvorlagen besteht aus drei Tabellen:
In der linken Tabelle sehen Sie die bisher angelegten Genehmigungsflowvorlagen. Beim Erststart des Programms ist diese Tabelle leer.
Die mittlere Tabelle enthält sämtliche Benutzer und Gruppen, die in diesem DocuBizz-Client angelegt sind.
Die rechte Tabelle enthält die Benutzer und Gruppen, die der aktuell gewählten Genehmigungsflowvorlage zugeordnet sind.
Um eine neue Genehmigungsflowvorlage anzulegen klicken Sie unten auf den Button „Neu“.
Aus der mittleren Tabelle wählen Sie die Benutzer und/oder Gruppen, die dem aktuell anzulegendem Workflow zugeordnet werden sollen. Markieren Sie dazu die jeweiligen Benutzer und/oder Gruppen und übernehmen Sie diese mit den Pfeil-Buttons in die rechte Tabelle:
Der Kurznamen und der Name für den Workflow wird automatisch anhand der Initialen angelegt. Dabei stellt das Pfeilsymbol „- >“ den Weg des Worfklows dar. Diese Namen können Sie der Übersichtlichkeit halber verändern und einen eindeutigen Namen vergeben (z. B. „Lagerrechnungen“). Über den Button „Namen anlegen“ können Sie bei Bedarf den ursprünglichen Namen wiederherstellen.
Die Reihenfolge des Workflows können Sie in der rechten Tabelle mit den Pfeiltasten hoch und runter verändern.
Mit den Schaltflächen über den Namenszeilen können Sie den Benutzern im Flow das Recht geben, den Beleg zu kontieren, die Kopfdaten zu verändern (nicht empfohlen!) und den Flow zu ändern. Letzteres kann von Vorteil sein, wenn bei der Belegverarbeitung festgestellt wird, dass noch weitere Mitarbeiter in den Flow integriert werden sollten.
Genehmigungsflow-Laufzeiten
Die Deadline für den Genehmigungsflow wird standardmäßig auf 3 Werktage eingestellt, Stichpunkt ist standardmäßig um 13 Uhr:
Belege werden in DocuBizz tabellenweise in schwarzer Schrift auf weißem Hintergrund dargestellt. Ist die Deadline bei einem Schritt überschritten, ändert sich die Anzeige in der Tabellenspalte „Genehmigungsfrist“ in violett. Dieses ist der Warnhinweis für die Benutzer und die Buchhaltung, dass der Beleg kurzfristig bearbeitet werden sollte. 3 Tage haben sich dafür als praxisgerecht erwiesen, erfahrungsgemäß werden die meisten Belege bereits am ersten Tag verarbeitet, nur unklare Belege verbleiben in der Regel länger.
Die Wahl eines kürzeren Zeitpunkts führt i. d. R. nur dazu, dass bereits Belege, die noch im normalen Ablauf durchs Unternehmen gesendet werden, laufend als überfällig qualifiziert werden, daher ist eine Änderung dieser Deadline nicht empfehlenswert!
Beenden des Anlegens von Genehmigungsflowvorlagen
Klicken Sie zum Beenden auf „Speichern“. Die neue Vorlage wird Ihnen in der linken Tabelle angezeigt und ist ab sofort in der Belegverarbeitung verwendbar.
Spezielle Funktionen für Genehmigungsflowvorlagen
In der Regel werden Genehmigungsflowvorlagen den Lieferanten direkt zugeordnet. Je nach Unternehmensstruktur und Komplexität der Workflows können zwei zusätzliche Funktionen freigeschaltet werden. Setzen Sie sich zur Freischaltung bitte mit dem DocuBizz-Support in Verbindung!.
Einen Flow mit einer bestimmten Quelle verbinden
Über diese Funktion können Genehmigungsflowvorlagen abhängig von der Quelle mit bestimmten Workflows verbunden werden. Beispiel: Sie haben zwei Standorte, an jedem Standort befindet sich ein Lager. Für jeden einzelnen Lieferanten können Sie pro Standort eine eigenständige Workflowvorlage anlegen.
Einen Flow mit einem bestimmten Erkennungstext verbinden
Diese Funktion kann verwendet werden, wenn sich auf Belegen bestimmter Lieferanten Schlüsselbegriffe befinden, die einen eigenen, gesonderten Workflow bedingen. Diese Funktion bedingt in jedem Fall die Zusammenarbeit mit dem Erkennungsteam in der DocuBizz-Zentrale, da die Schlüsselbegriffe genau definiert werden müssen.
Den Flow verstecken
In beiden Sonderfällen ist es sinnvoll, den Flow in DocuBizz selber zu verstecken, um so die Auswahlliste der Workflows im Bearbeitungsfenster nicht zu überladen.
Bestehende Vorlagen verändern
Wenn Sie eine bestehende Genehnmigungsflowvorlage ändern möchten, klicken Sie in der linken Tabelle auf den betreffenden Flow, passen diesen an und speichern Sie anschließend.
Vorlagen löschen
Wenn Sie eine Genehmigungsflowvorlage löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage in der linken Tabelle und wählen den Punkt Löschen.
Sollte die Vorlage mit einem oder mehreren Lieferanten verbunden sein, werden Sie anschließend eine Meldung bekommen, dass Sie die Vorlage solange nicht löschen können, bis die Verbindungen entfernt wurde. Erstellen Sie einen Screenshot dieser Meldung und wechseln Sie in die Lieferantenpflege und entfernen dort für jede ID, die Ihnen in der vorherigen Meldung angelegt wurde den Eintrag unter Kontierungsvorlage
FAQ
Ja, das ist möglich, indem Sie z. B. als ersten User den zuständigen Besteller anlegen und als zweiten den Vorgesetzten. Beachten Sie, dass es ggfs. jedoch flexibler ist, wenn Sie statt dessen mit Limits arbeiten. Hinterlegen Sie bei den entsprechenden Benutzern und/oder Gruppen z. B. ein Limit von € 0,00, folgt generell immer den dort hinterlegte Benutzer oder die dort festgelegte Gruppe.
Limits können in der Pflege der Gruppen einzelnen Gruppen zugeordnet werden sowie in der Benutzerverwaltung unter Benutzer pflegen einzelnen Benutzern.