Fragen zur Integration zu RECY-Systems

DocuBizz überprüft beim Import der Stammdaten, ob der verwendete Währungscode dem ISO-Code der Währung entspricht. Wenn das nicht der Fall ist, erhalten Sie diese Fehlermeldung. Prüfen Sie daher Ihre Lieferanten auf die korrekte Verwendung der dreistelligen Währungscodes.

Tipp: Eventuell falsch angelegte Codes können Sie sehr einfach in der Masse finden, in dem Sie direkt in einer DocuBizz-Lieferantendatei in Microsoft Excel nachschauen:

• Nehmen Sie also eine aktuelle „creditor.csv“-Datei und speichern diese lokal auf Ihrem Rechner.
• Benennen Sie diese Datei um in „creditor.txt“.
• Starten Sie Microsoft Excel
• Gehen Sie auf „Datei“ - „Öffnen“ und anschließend auf „Durchsuchen“
• Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem sich Ihre creditor.txt-Datei befindet
• Ändern Sie unten rechts den Dateityp in „Alle Dateien“. Ihre creditor.txt wird Ihnen nun oben angezeigt
• Öffnen Sie die Datei
• Der „Textkonvertierungs-Assistent“ wird geöffnet. Als Dateityp wählen Sie dort „Getrennt“
• Klicken Sie auf „Weiter“
• Als Trennzeichen wählen Sie „Tabstopp“
• Bzgl. des Datenformats können Sie die Einstellung auf „Standard“ belassen
• Klicken Sie auf „Fertig stellen

Die Datei wird anschließend in Excel angezeigt. Wählen Sie zur Kontrolle der Währung in die Spalte AC. Ggfs. können Sie auch nach der Spalte sortieren und dort ungewöhnliche Einträge suchen. Klicken Sie hier, um eine Liste der gültigen Währungscodes anzeigen zu lassen. Ändern Sie falsche Währungscodes einfach in den Lieferantenstammdaten, mit dem nächsten Stammdatenaustausch wird dann der Lieferant auch in DocuBizz angepasst.

Besonderheit: In seltenen Fällen kann es auch passieren, dass ein Fehler in den Lieferantenstammdaten auftritt. Im folgenden Beispiel können Sie erkennen, dass bei einem Lieferanten ab der Bankverbindung sämtliche Felder um je eine Spalte nach rechts versetzt aufgeführt werden. Damit erscheint in der Spalte AC statt des Währungscodes der Wert „N“, der einer nicht gültigen Währung entspricht:

Dieses Problem tritt auf, wenn Lieferantenstammdaten in der Fibu nicht von Hand eingetragen werden sondern mittels Copy & Paste aus anderen Quellen eingefügt werden. Dabei gelangt häufig entweder ein Zeilenumbruch oder ein Tabulator mit in die Stammdaten und wird auch exportiert. Dieses wiederum sorgt dafür, dass die Felder nicht mehr in der sauberen Reiheinfolge vorhanden sind. Wenn Sie dieses Phänomen in der Datei feststellen, korrigieren Sie bitte die Lieferantenstammdaten in der Fibu. Mit dem nächsten Export sollte das Problem dann erledigt sein.