Einführung in den Dokumentimport

DocuBizz dient Ihnen in erster Linie als Workflowsystem für Lieferantenrechnungen und -gutschriften. Diese erhalten Sie von Ihren Lieferanten i. d. R. im Rahmen einer der folgenden Dateitypen:

  1. Papierbelege - also Rechnungen, die Sie per klassischer Briefpost erhalten
  2. Digitale Belege, dazu gehören:
    1. PDF-Rechnungen, die Sie per Email erhalten
    2. PDF-Rechnungen, die Sie von Portalen herunterladen
    3. ZUGFeRD- und XRechnung
    4. EDIFACT-Rechnungen

Darüber hinaus gibt es Zusatzmodule wie z. B. das Werkstattauftragsarchiv und das Fahrzeugverkaufsmappenarchiv für den KFZ-Handel. In diesen Fällen werden Sie ebenfalls papierbasierte Belege sowie digitale Belege erhalten, die im Grunde den o. g. Formaten entsprechen. Weitere Informationen dazu finden Sie in den speziellen Dokumentationen zu diesen Archiven.

Papierbelege

Trotz der Bestrebungen der Bundesregierung und der EU werden Papierrechnungen nach wie vor in großer Anzahl versendet. Für den digitalen Workflow bedeutet das, dass digital vorhandene Daten auf Papier gedruckt werden, in Umschläge gepackt und anschließend per Flugzeug, Bahn, LKW, Transporter, Fahrrad, etc. über teilweise lange Strecken transportiert werden, um anschließend beim Kunden mittels Scanner und Erkennungstechnologien wieder in digitale Daten umgewandelt werden.

Die Erkennung von Beleginhalten bedeutet, dass Werte wie z. B. die Rechnungsnummer mittels OCR und ICR („Optical Character Recognition“ und „Intelligent Character Recognition“) von den Belegfotos gelesen und richtig interpretiert werden müssen. Da Belege sehr individuell aufgebaut sein können, bedingt dieses neben der reinen Schrifterkennung bestimmte Regelwerke in der entsprechenden Erkennungslösung für korrekte Werte sorgen müssen.

Diesen hoch komplizierten Prozess übernimmt DocuBizz für Sie im Rahmen des DocuBizz-Services, so dass Sie als Anwender keine eigenen Ressourcen verwenden müssen.

Scanner gibt es in unterschiedlichen Größen und Ausführungen. Angefangen vom Discounter-Flachbettscanner über Multifunktionsgeräte hin zu echten Dokumentenscannern und darüber hinaus zu Produktionsscannern für professionelle Scandienstleister reicht die Spanne von ca. € 50 bishin zu mehreren € 100.000. Doch keine Sorge, sicherlich lassen sich zwar keine Discounter-Flachbettscanner produktiv verwenden, aber mit ordentlichen Dokumentenscannern verfügen Sie über ein adäquates Werkzeug.

Geräteempfehlung: Die für DocuBizz beste Erkennungsqualität liefern aktuell Dokumentenscanner der Marke Brother, wie z. B. das Gerät ADS-2800w oder das Arbeitsplatz-Multifunktionsgerät MFC-L8690CDW. Für beide Geräte dürfen Sie mit einem Investitionsvolumen von ca. 800 Euro rechnen.

Wir empfehlen: Setzen Sie sich vor der Entscheidung für ein bestimmtes Gerät bitte mit Ihrem DocuBizz-Berater in Verbindung! Dieses gilt insbesondere, da die Belege per FTP bzw. SFTP an das DocuBizz-Rechenzentrum gesendet werden müssen.

Informationen über Scanner und die entsprechenden Einstellungen finden Sie ab hier.

Digitale Belege

Elektronische, digitale Belege bedeuten die Verwendung moderner Transportwege, also entweder als Anhang zu einer Email oder per Download in entsprechenden Portalen. Unterschiedliche Formate liefern dabei auch eine unterschiedliche Menge und Qualität an digitalen Daten. Einfache PDF-Dateien liefern ggfs. keine qualifizierten Daten, jedoch ein hervorragendes Druckbild, welches die Auslesung per OCR/ICR wesentlich vereinfacht, jedoch nach wie vor keine 100% Trefferquote bietet.

Die EU hat im Jahr 2014 eine Richtlinie verabschiedet (2014/55/EU), welche die Mitgliedsländer verpflichtet hat, jeweils lokale, vollständig digitale Rechnungsformate zu beschließen. In Deutschland haben bereits im Jahr 2010 im Hinblick auf die bevorstehende EU-Richtlinie diverse Ministerien des Bundes und der Länder in Zusammenarbeit mit dem Bundeskanzleramt, der Spitzenverbände der Witschaft, einiger Fachverbände und u. a. der DATEV e. G. das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) gegründet.

Dieses Forum hat daraufhin auf Basis des PDF A/3-Formates, welches die Einbindung von XML-Dateien erlaubt, die sogenannten „Zentrale User-Guides des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) entwickelt. (Link zum Forum)

Die ursprüngliche Planung sah vor, dass bis zum Jahr 2018 80% der B2B-Rechnungen in Deutschland im Format ZUGFeRD erstellt werden sollten, was jedoch nicht umgesetzt werden konnte.

Basierend bzw. korrespondierend mit diesem Format wurde jedoch das Format XRechnung entwickelt, dessen Verwendung im Rahmen der Rechnungsstellung an Bund und Länder seit 2020 verpflichtend ist - Papierrechnungen werden dort nicht mehr angenommen.

DocuBizz empfiehlt aufgrund der Datenqualität, insbesondere bei häufigen Lieferanten auf eines dieser beiden Formate umzusteigen. Aufgrund der integrierten XML-Datei lassen sich Rechnungswerte zu 100% automatisch lesen und zuordnen.

Email und Portale

Wenn Ihnen ihre Lieferanten Rechnungen per Email senden, sollten Sie eine firmeneigene Rechnungsemailadresse verwenden. Diese sollten Sie automatisch an DocuBizz weiterleiten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Wenn Ihnen Ihre Lieferanten den Zugriff zu Downloadportalen bietet, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Entweder laden Sie die Rechnungen auf Ihren PC herunter und senden diese anschließend per Email an DocuBizz oder
  2. Es gibt Dienstleister wie z. B. die Fa. Invoicefetcher , den Service anbieten, regelmäßig Daten von Portalen gesammelt für Sie herunterzuladen und an weiterverarbeitende Systeme wie DocuBizz bereitzustellen.

EDIFACT und sonstige Formate

Digitale Belege können auch als reiner Datensatz von bestimmten Lieferanten erstellt werden, häufig kommt dieses bei Fahrzeug- und Teilerechnungen im KFZ-Handel seitens der KFZ-Hersteller vor. Zur Verarbeitung gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Versenden der Datei an DocuBizz: DocuBizz bietet auf Anfrage an, rein digitale Dateien zu importieren und ein fürs menschliche Auge verwendbares Bild im DocuBizz-Client darzustellen. Da dieses ein sehr individuelles Format darstellt, müssen Sie einen eventuellen Import mit dem DocuBizz-Team abklären.
  2. Direkte Buchung im ERP-System: Gerade im KFZ-Handel ist es üblich, dass die Hersteller Rechnungen „direkt ins Dealer-Management-System einspielen“. Diese Rechnungen werden automatisch gebucht und somit nicht über DocuBizz vorkontiert. Dazu wird jedoch ein zusätzlicher Papierbelege bzw. eine PDF erstellt, die in DocuBizz rein zur Rechnungsprüfung und Genehmigung sowie Archivierung verwendet wird. DocuBizz empfiehlt diese Vorgehensweise ausdrücklich, da so einerseits große Datenmengen automatisch verarbeitet werden können, andererseits auch die Fehlerquote sehr niedrig ist.