Dokumente scannen für DocuBizz

Geräteauswahl

Das Scannen von Dokumenten für DocuBizz bedeutet einen produktiven Arbeitsvorgang in der Büroorganisation. Daher ist es wichtig, ein Werkzeug zu nutzen, welches robust genug ist, größere Dokumentenmengen sauber und sicher zu verarbeiten – gleichzeitig aber auch den Anforderungen an einen ergonomisch gestalteten Arbeitsplatz gerecht zu werden.

Generell findet man dafür auf dem Markt zwei unterschiedliche Gerätekategorien:

1. Multifunktionsgeräte

Multifunktionsgerät

2. Dokumentenscanner

Dokumentenscanner

Während Multifunktionsgeräte zusätzliche Funktionen wie Drucken und Kopieren anbieten, dienen Dokumentenscanner ausschließlich dem Scannen von Dokumenten. Die zusätzlichen Funktionen der Multifunktionsgeräte sind dabei oft die Entscheidungsgrundlage für die Investition, verbunden mit der Anforderung, diese Geräte für alle möglichen Prozesse zu nutzen. Auf der anderen Seite können Dokumentenscanner auf dem Schreibtisch des Anwenders platziert werden (was wesentlich ergonomischer ist); die Geräte bieten i. d. R. wesentlich flexiblere Funktionen und in vielen Fällen zusätzliche Bildoptimierungsfunktionen, welche ein wesentlich bessere Scanergebnis und somit auch wesentlich höhere Automatisierungsquoten liefern.

Wenn Sie vor der Entscheidung stehen denken Sie bitte daran, dass Sie generell beide Arten von Geräten für DocuBizz nutzen können, sofern die Geräte „Scan-To-FTP“ unterstützen. Damit besteht also eine generelle Chance, dass Sie bereits vorhandene Geräte auch für DocuBizz nutzen können.

Wenn Sie jedoch planen, neue Scanner zu kaufen, empfehlen wir zum Scannen des täglichen Posteingangs spezielle Dokumentenscanner und nur an Arbeitsplätzen mit sehr geringem Scanaufwand auf Multifunktionsgeräte zu setzen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass insbesondere kostengünstige Geräte einige der empfohlenen Einstellungen und Funktionen ggfs. nicht unterstützen oder nicht flexibel genug sind, um diese Funktionen in sinnvoller Art und Weise anzubieten. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass das DocuBizz-Team keine Chance hat, sämtliche auf dem Markt verfügbare Geräte testen zu können, zumal es eine unüberschaubare Anzahl Hersteller und eine noch wesentlich größere Anzahl verschiedener Modelle gibt. Trotzdem ist das das DocuBizz-Team sicherlich in der Lage, Ihnen Empfehlungen auszusprechen. Dennoch sollten Sie insbesondere bei vorhandenen Geräten zunächst den Hersteller oder ihren lokalen Händler bzgl. der u. a. Einstellungen ansprechen.

Fragen und Antworten zur Geräteauswahl

Nein, nur Scan-to-FTP ermöglicht eine gesicherte Verbindung zum DocuBizz-Rechenzentrum und schafft damit die Grundlage dafür, dass alle Dokumente auch verlustfrei übertragen werden können.

Scan-to-mail bietet die folgenden Risiken:

  • Angehangene Dateien könnten zu groß sein, so dass diese von Mailservern abgewiesen werden
  • Wiederkehrende Mails könnten von bestimmten Anbietern auf dei Blacklist gesetzt werden
  • Angehangene Dateien könnten defekt sein

Das ist generell möglich, allerdings besteht die Anforderung zwischen verschiedenen Dateiformaten zu wählen. Lexmark-Geräte unterstützen diese Funktion nicht für unterschiedliche Profile. Das bedeutet, dass Sie jedes Mail die Einstellungen manuell verändern müssen und vor dem Scannen das Gerät auf die richtigen Einstellungen überprüfen müssen. Das ist unserer Ansicht nach nicht sehr benutzerfreundlich, so dass wir von der Verwendung von Lexmark-Geräten abraten.

Ja, wenn Ihr Scanner S-FTP unterstützt, informieren Sie bitte das DocuBizz-Team. Wichtig ist, dass sich Ihr sendendes Netzwerk dann über eine feste IP-Adresse verfügen muss.

Beachten Sie darüber hinaus, dass Sie dann anstelle des Porst 21 den Port 22 verwenden müssen (s. unten).

Generelles Setup

Multifunktionsgeräte und eine Reihe von Dokumentenscannern (insbesondere spezielle Netzwerkscanner) bieten einen Touchscreen an, für den Sie entsprechende Buttons, Vorlagen oder Adressbucheinträge für die jeweiligen Ziele anlegen können. (Abhängig vom Gerätehersteller und Modell – weitere Informationen dazu finden Sie im Benutzerhandbuch Ihres Gerätes oder setzen Sie sich mit dem Hersteller / Vertrieb des Gerätes in Verbindung).

Beispiel eines Displays eines Multifunktionsgerätes

Hinweis: Falls Sie einen Dokumentenscanner ohne Display verwenden, können Sie alternativ eine entsprechende Software direkt auf Ihrem PC verwenden. Beachten Sie, dass der Scanner dabei ggfs. per TWAIN-Treiber mit dem Rechner verbunden sein muss. Das DocuBizz-Team unterstützt Sie gerne mit weiteren Informationen hierzu.

Dokumentenaufteilung zum Scannen

Das Ziel ist es, Dokumente stapelweise zu scannen und nicht Dokument für Dokument. Wie findet DocuBizz jedoch heraus, wann ein Dokument endet und das nächste Dokument beginnt? Die Basis dafür ist, dass der Anwender, der die Belege scant, diese zunächst in bis zu 3 unterschiedliche Stapel aufteilt:

  1. Einzelseitendokumente: dieser Stapel enthält ausschließlich Dokumente, die aus je einer Seite bestehen, also alle relevanten sich auf der Vorderseite genau eines Blattes Papier befinden.
  2. Mehrseitige Dokumente Simplex: dieser Stapel besteht aus Belegen, die sich jeweils auf mehrere Blätte verteilen, bei denen jedoch nur die Vorderseite relevante Informationen enthalten.
  3. Mehrseitige Dokumente Duplex: dieser Stapel enthält alle Belege, bei denen relevante Informationen auf der Vorder- und Rückseite des Papiers angegeben sind, unabhängig von der Anzahl der Blätter.

Der erste Stapel kann als (Single-Page) Tiff einfach so gescannt werden. Dabei wir pro Seite eine Datei erstellt, die dann auch jeweils einzeln im System angezeigt werden.

Für den zweiten und dritten Stapel benötigen Sie das DocuBizz Multipage-Separator-Blatt, welches Sie jeweils zwischen die jeweiligen Dokumente legen müssen. Diese Belege werden als Multipage-TIFFs gescannt. Das bedeutet, dass der gesamte Stapel in einer großen Datei gesendet werden. Die Erkennungsengines im DocuBizz-Rechenzentrum verwenden den Separator dann jeweils als Schere, um den Belegstapel in die richtigen Portionen zu zerteilen. Den DocuBizz Multipage-Separator erhalten Sie bei Projektstart von Ihrem DocuBizz-Consultant; Sie können diesen jedoch auch jederzeit über den DocuBizz-Support anfordern.

Hinweis: Drucken Sie einen Stapel des Separator-Blattes als Duplex-Blatt, so dass der Barcode auf beiden Seiten zu sehen ist. Sie können dieses Blatt wiederverwenden, sollten es jedoch von Zeit zu Zeit erneut drucken, um die Erkennungsqualität aufrecht zu erhalten.

Für jeden der o. g. Stapel sollten Sie einen Button, eine Vorlage oder eine Adressbucheintrag auf Ihrem Scanner / Multifunktionsgerät anlegen (abhängig von der vom Hersteller verwendeten Technik)

Scanner-/Profileinstellungen

Bitte verwenden Sie die folgenden Einstellungen für die o. g. 3 Profile:

Profil 1:

Funktion Einstellung
Name:DocuBizz Einzelseiten
FTP-Server:ftp.docubizz.com
Protokoll:FTP
Port:21
Benutzername:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Kennwort:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Verzeichnis:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Modus:Passiv
Dateityp:TIFF image file
Scanmodus:Simplex (auch “One Side”, “Einseitig”)
Farbmodus:Schwarzweiß (Bitonal, 1-Bit)
Auflösung:300 dpi
Kompression:Gruppe4 (sofern verfügbar)

Profil 2:

Funktion Einstellung
Name:DocuBizz Mehrseiten Simplex
FTP-Server:ftp.docubizz.com
Protokoll:FTP
Port:21
Benutzername:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Kennwort:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Verzeichnis:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Modus:Passiv
Dateityp:Multipage TIFF image file
Scanmodus:Simplex (auch “One Side”, “Einseitig”)
Farbmodus:Schwarzweiß (Bitonal, 1-Bit)
Auflösung:300 dpi
Kompression:Gruppe4 (sofern verfügbar)

Profil 3:

Funktion Einstellung
Name:DocuBizz Mehrseiten Duplex
FTP-Server:ftp.docubizz.com
Protokoll:FTP
Port:21
Benutzername:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Kennwort:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Verzeichnis:<Erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team>
Modus:Passiv
Dateityp:Multipage TIFF image file
Scanmodus:Duplex (auch “Both Sides”, “Zweiseitig”)
Farbmodus:Schwarzweiß (Bitonal, 1-Bit)
Auflösung:300 dpi
Kompression:Gruppe4 (sofern verfügbar)

Die FTP-Zugangsdaten und die für Sie angelegten Verzeichnisse erhalten Sie per Email vom DocuBizz-Team. Berücksichtigen Sie bitte dabei in der Email die Hinweise auf die eventuell für Sie freigeschaltete automatische Standorterkennung!.

Fragen und Antworten zu den Scannereinstellungen

Ja, aber dieses muss vom DocuBizz-Team vorher für Sie eingerichtet werden. Anschließend können sie die Standorte per Verzeichnis auf dem FTP-Server bestimmen (z. B. /Testdorf/ anstelle von /). Beachten Sie bitte, dass Sie für diverse Standorte an einem Gerät scannen können, jedoch benötigen Sie dann viele weitere Vorlagen auf dem Gerät, da Sie für jeden Standort 3 Vorlagen benötigen. In dem Fall sollten Sie den Standortnamen auch im Profilnamen berücksichtigen.

Ja, allerdings nur in Verbindung mit dem kostenpflichtigen Service „Automation Intelligence Flow“. Sie erhalten ein zusätzliches Verzeichnis, bei dem die Erkennungslösung versucht, die Quelle bzw. den damit zusammenhängenden Standort anhand von Liefer- und Rechnungsadressen automatisch zu erkennen und zuzuordnen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Email mit den FTP-Zugangsdaten sowie von Ihrem DocuBizz-Berater.

Ja, sofern Ihr Scanner über eine gut funktionierende Leerseitenerkennung verfügt. In dem Fall können Sie auf Profil 2 verzichten und sämtliche mehrseitigen Belege über Profil 3 scannen. Sie sollten jedoch im Vorfeld die Einstellungen sehr intensiv testen, um die Genauigkeit der Leerseitenerkennung zu prüfen

PDF funktioniert ebenfalls, allerdings dauert die Verarbeitung dann etwas länger, da die Dateien im Rechenzentrum erst in TIFFs umgewandelt werden müssen. Darüber hinaus ist die Dateigröße bei PDF höher als bei komprimierten TIFFs

Sie können diese gerne testen, wir empfehlen aber Rücksprache mit dem DocuBizz-Team

Wechseln Sie vom Aktiv- in den Passivmodus. Überprüfen Sie, ob Port 21 (bzw. 22 bei S-FTP) in ihrer Firewall geöffnet ist. Falls das nicht funktioniert, setzen Sie sich mit dem DocuBizz-Team in Verbindung.

Nein, dafür gibt es drei Gründe:

  1. Die Erkennungsengine verwendet generell bitonale Scans, da so der Kontrast zwischen Text und Hintergrund am deutlichsten ist
  2. Schwarz-weiß-Dokumente benötigen wesentlich weniger Speicherplatz, somit erhöht sich die Geschwindigkeit beim öffnen der Belege
  3. Die GoBD erlauben die Umwandlung in Schwarz-weiß-Dateien unter der Voraussetzung, dass keine relevanten Informationen verloren gehen. Bei Eingangsrechnungen und -gutschriften ist dieses i. d. R. kein Problem

Nein, für die Erkennung der Dokumenteninhalte wird eine spezielle ICR-Lösung verwendet (Intelligent Character Recognition), die direkt auf das Belegbild angewendet wird. Mitgelieferte Volltexte liefern nicht die dafür notwendigen Informationen.