Dokumente per Email an DocuBizz senden

Der schnellste Weg zum Austauschen von Dokumenten zwischen Lieferanten und Kunden ist, Drucken zu vermeiden und die Dokumente elektronisch zu versenden. Per Email erhaltene Belege können direkt an Ihren DocuBizz-Client gesendet werden:

  • Das Format ist entweder TIFF oder PDF (incl. ZUGFeRD,xRechnung, etc.)
  • Jedes Dokument wird in einer *eigenen Datei* versendet

Mit dem DocuBizz-Setup erhalten Sie eine Email-Adresse im Format <DocuBizz-Nummer>@docubizz.com.

Verwenden Sie diese Email-Adresse um Mails von Lieferanten weiterzuleiten, wenn Sie Rechnungen erhalten. Die Anhänge werden automatisch von der Mail getrennt und für DocuBizz aufbereitet, nachdem diese durch die Erkennungsengines gelaufen sind.

Fragen und Antworten zu Email-Dokumenten

Ja, erstellen Sie eine Emailadresse, die Sie an Ihre Lieferanten geben wie z. B. rechnungen@ihrunternehmen.de. Erstellen Sie eine automatische Weiterleitung für alle Mails, die an diese Adresse gesendet werden an Ihre DocuBizz-Emailadresse.

Ja, Sie erhalten für jeden Standort eine eigene Emailadresse. Wenn Sie den kostenpflichtigen Dienst „Automation Intelligence Flow“ gebucht haben, erhalten Sie nur eine Emailadresse, da der Standort auf den Belegen automatisch anhand der Liefer- und Rechnungsadresse erkannt wird.

Nein, es werden ausschließlich TIFF- oder PDF-Dokumente standardmäßig unterstützt. Da Word- und Exceldokumente nicht gesetzeskonform sind, sollten Sie die Lieferanten bitten, ein korrektes Format zu senden.

Es besteht die Möglichkeit zum Import für weitere Dateiformate, allerdings muss dieses vorher mit dem DocuBizz-Team besprochen und analysiert werden.

Die DocuBizz-Administratoren in Ihrem Unternehmen erhalten eine Hinweis-Email mit allen relevanten Informationen über die nicht verwendbaren Dateien, z. B.:

Nein, Emails müssen direkt weitergeleitet werden, da nur die direkten Anhänge verarbeitet werden können. Wenn Sie in Ihrem Mailprogramm „Email als Anhang weiterleiten“ auswählen, wird die komplette Email in einer EML-Datei an die neue Mail angehangen. Damit ist der Originalanhang, also die PDF-Rechnung zu sehr verkapselt, so dass diese nicht vom System erkannt wird. Sie erhalten dann die im oberen FAQ-Punkt angezeigte Fehlermeldung.