DocuBizz Smartphone App

DocuBizz bietet zusätzlich zum PC-Client eine Smartphone-App für Android und iOS/iPadOS. Dabei handelt es sich um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, welches Sie über den DocuBizz-Vertrieb zu einer bestehenden DocuBizz-Installation hinzubuchen können.

In der Benutzerverwaltung kann für jeden einzelen Benutzer festgelegt werden, ob die App verwendet werden soll oder nicht.

• Gehen Sie zur Freischaltung auf „Pflege“ - Benutzer pflegen.
• Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste und klicken Sie doppelt auf den Eintrag in der Liste
• Öffnen Sie den Reiter Details
• Wenn die App lizenziert wurde, finden Sie dort den Eintrag „Zugriff auf die Smartphone-App“
• Aktivieren Sie den Eintrag:

Über den Button „Installationsanleitung senden…„ können Sie direkt die Installationsanleitung mit dem entsprechenden Installationscode anfordern. Treffen Sie dabei die Auswahl, ob Sie die Anleitung per SMS (bitte Handynummer mit Ländercode eingeben, also für Deutschland +49…) oder Email erhalten möchten und ob Sie die Anleitung für ein Android- oder ein Apple-Gerät benötigen:

Beachten Sie, der Installationscode hat eine Gültigkeitsdauer von 60 Minuten nach Anforderung. Jeder Benutzer, der das Recht zur Nutzung der App hat, kann sich aber auch selber später noch einen neuen Code zusenden lassen.

Je nach Auswahl erhalten Sie eine Email oder eine SMS mit der Installationsanleitung und eine separate Email oder SMS mit dem Installationscode:

Je nach Gerätetyp öffnen Sie Ihren entsprechenden App-Store (Google Play bei Android bzw. App-Store für Apple) entweder per Verwendung des Links in der SMS/Email oder öffnen Sie den jeweiligen Playstore einfach auf Ihrem Gerät und suchen Sie dort nach „DocuBizz“

Nach dem Download und der Installation finden Sie das DocuBizz-Programmicon auf Ihrem Mobilgerät. Starten Sie DocuBizz von dort, Sie erhalten als nächstes das Installationsfenster für Ihr Unternehmen:

Tragen Sie dort im oberen Feld Ihre DocuBizz-Kundennummer ein, diese finden Sie im DocuBizz-Client sowohl in der Kopfzeile:

… als auch im DocuBizz-Client unter „Hilfe“ - „Über DocuBizz“, bzw. „Kontakt zur DocuBizz ApS.“

In das untere Feld geben Sie den 6-stelligen Aktivierungscode ein, den Sie entweder per Email oder SMS bekommen haben. Sollte der Code mittlerweile abgelaufen sein, lassen Sie sich im DocuBizz-Client über „Pflege“ - „Zugriff auf die DocuBizz-Smartphone-App“ einfach einen neuen Code zusenden.

Nach Eingabe der beiden Werte bestätigen Sie die Installation bitte mit dem Button „Installieren“

Im nächsten Schritt werden Sie aufgeforderdert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben:

Verwenden Sie dazu dieselben Anmeldeinformationen, die Sie auch zur Anmeldung in der DocuBizz-Desktop-Anwendung nutzen. Im Feld „Kennwort“ können Sie über das kleine Symbol mit dem Auge das Kennwort sichtbar machen, um Tippfehler besser kontrollieren zu können. Achten Sie dabei darauf, dass keine unbefugten Dritten Ihr Kennwort zu lesen bekommen.

Beim ersten Login fragt Sie die App, ob Sie anstelle des Kennwortes lieber eine PIN verwenden möchten. Der Vorteil liegt darin, dass Sie auf Smartphones damit nicht eine volle Tastatur verwenden müssen, sondern sich einfach mit der Zahlentastatur einloggen können. Beachten Sie bitte, dass diese Änderung nur für die App gilt und vor allem auch nur für das Gerät, auf dem Sie sich gerade einloggen:

Nach zweimaliger Eingabe des neuen PIN wird die App geöffnet. Für zukünftige Anmeldungen ändert sich das Login-Fenster dahingehend, dass Ihnen automatisch die Kundennummer, der Benutzername und das Feld für die Eingabe der PIN statt dem Kennwort-Feld angezeigt wird.

Die PIN können Sie später jederzeit ändern, in dem Sie im Anmeldefenster der App oben rechts auf die 3 vertikalen Punkte drücken. Sie erhalten dann die folgende Auswahl:

Die DocuBizz-Smartphone-App ist mehrmandantenfähig. Wenn Sie sich mit einem anderen, bereits vorhandenen Mandanten anmelden möchten oder einen neuen Mandanten in einer bestehenden App hinzufügen wollen, drücken Sie einfach auf das Feld „Kundennummer“:

Die DocuBizz-Smartphone-App dient ausschließlich dem Genehmigungsprozess, nicht jedoch der Kontierung oder sonstigen Tätigkeiten. Die App ist also eine Ergänzung zur Desktop-Applikation, jedoch kein Ersatz. Aus diesem Grunde wird die App auch in erster Linie von Genehmigern verwendet, die keinen PC zur Verfügung haben oder nur selten am Desktop arbeiten sowie von Vorgesetzten und der Geschäftsleitung, um im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips Belege zusätzlich zu genehmigen.

Nach dem Einloggen in die App wird Ihnen die Liste der Belege angezeigt, die Ihnen persönlich oder einer Gruppe, in der Sie Mitglied sind, zugeordnet wurden und bei denen Sie jetzt im nächsten Schritt tätig werden müssen. Das bedeutet aber auch, dass der Client leer ist, wenn für Sie aktuell keine Belege zur Genehmigung anstehen:

Oben in der App können Sie erkennen, dass diese aus zwei Reitern besteht, nämlich „Genehmigen“ und „Angehalten“.

In diesem Beispiel sind beide Reiter leer, d. h. Ihnen ist aktuell kein Beleg zugewiesen; Sie haben selber auch keinen Beleg zur späteren Bearbeitung angehalten.

Sollten Ihnen Belege zugewiesen worden sein, erscheinen die beim Start der App automatisch in der Liste. Sie können jedoch auch jederzeit über den Refresh-Button oben rechts (Pfeilkreis) die Ansicht aktualisieren. Werden Ihnen in der Zwischenzeit Beleg zugewiesen, erscheinen diese dann in der App:

Sie sehen in unserem Beispiel, dass Ihnen nun zwei Belege zugewiesen wurden. Für die App gilt derselbe Farbcode wie in der Desktop-Version, d. h. unkritische Belege werden schwarz dargestellt, Belege bei denen das Zahlungsziel überschritten ist, rot. Bei letzteren wird Ihnen auch die Anzahl überfälliger Tage angezeigt.

Durch Antippen können Sie die einzelnen Belege nun öffnen. Das Belegbild wird Ihnen in der nächsten Ansicht im Reiter „Bild“ angezeigt:

Die Darstellung können Sie entsprechend der Standard-Funktion bei Smartphones und Tablets mit zwei Fingern beeinflussen. Drücken Sie einfach daher mit zwei Fingern auf das Belegbild und ziehen die Finger auseinander, das Bild vergrößert sich entsprechend. Ebenso können Sie mit einem Finger das Belegbild verschieben. Sollte der Beleg aus mehreren Seiten bestehen, finden Sie über dem Belegbild die Angabe über die Anzahl der Seiten sowie rechts und links jeweils einen Button zum Navigieren zwischen den Seiten.

Informationen über die Kopfdaten des Belegs finden Sie im rechten Reiter „Info“:

Der Genehmigungsprozess findet über den mittleren Reiter „Genehmigung“ statt:

Genau wie in der Desktop-App wird Ihnen im oberen Bereich der bisherige Workflow dargestellt, in diesem Beispiel wurde der Beleg am 21.07.2021 zur Genehmigung gesendet, der betreffende Benutzer mit dem Kürzel ToKe hat nun Zeit bis zum 26.07. zur Bearbeitung des Belegs.

Im unteren Bereich der App finden Sie die 3 Buttons „Anhalten“, „Abweisen“ und „Genehmigen“.

Sollten Sie einen Beleg abweisen wollen, weil Sie nach sachlicher und inhaltlicher Prüfung der Meinung sind, dass der Beleg nicht korrekt ist, werden Sie genau wie in der Desktop-App aufgefordert, einen Kommentar einzugeben, warum Sie den Beleg abweisen:

Wenn Sie das Auswahlfeld „Nachricht an die Buchhaltung“ markieren, qualifizieren Sie Ihren Kommentar als wichtig für eine spätere Buchung des Belegs. Belege mit dieser Markierung müssen vor der entgültigen Verarbeitung von der Buchhaltung geöffnet werden, bevor diese an die Buchhaltung übertragen werden können. Da abgewiesene Belege jedoch eh geöffnet werden müssen, wäre das in diesem Fall eine doppelte Funktion; Sie sollten daher beim abweisen überlegen, ob es nicht ausreicht, den Beleg nur mit einem einfachen Kommentar abzuweisen.

Nach dem Eingeben des Kommentars und der Bestätigung wird dieser Beleg dem weiteren Workflow zugesandt und erscheint somit nicht mehr in Ihrem Posteingang.

Sollten Sie einen Beleg anhalten wollen, weil Sie nach sachlicher und inhaltlicher Prüfung der Meinung sind, es besteht noch Klärungsbedarf und Sie übernehmen die Aufgabe der Klärung, werden Sie genau wie in der Desktop-App aufgefordert, einen Kommentar einzugeben, warum Sie den Beleg anhalten:

Wenn Sie das Auswahlfeld „Nachricht an die Buchhaltung“ markieren, qualifizieren Sie Ihren Kommentar als wichtig für eine spätere Buchung des Belegs. Belege mit dieser Markierung müssen vor der entgültigen Verarbeitung von der Buchhaltung geöffnet werden, bevor diese an die Buchhaltung übertragen werden können. Beachten Sie aber, dass angehaltene Belege noch so lange in Ihrem persönlichen Postfach verbleiben, bis Sie den Sachverhalt geklärt und den Beleg anschließend entweder abweisen oder genehmigen. In dem Fall ist es ggfs. ratsam, erst zu einem späteren Zeitpunkt einen Kommentar als „Nachricht an die Buchhaltung“ zu qualifizieren.

Nach dem Eingeben des Kommentars und der Bestätigung verbleibt dieser Beleg in Ihrem persönlichen Postkorb in DocuBizz und ist in der App im Reiter „Angehalten“ zu finden:

Nach anschließender Klärung des Sachverhaltes können Sie den Beleg von dort aus öffnen und freigeben oder abweisen. Ebenso ist es möglich, den Beleg in der Desktop-Applikation weiterzubearbeiten.

Sollten Sie einen Beleg genehmigen wollen, weil Sie nach sachlicher und inhaltlicher Prüfung der Meinung sind, dass die fakturierte Leistung korrekt ist und somit der Beleg in Ordnung, können Sie noch einen Kommentar hinzufügen, dieses ist allerdings nicht zwingend notwendig.

Wenn Sie das Auswahlfeld „Nachricht an die Buchhaltung“ markieren, qualifizieren Sie Ihren Kommentar als wichtig für die folgende Buchung des Belegs. Hier sollten Sie also Kommentare hinterlegen, die die Buchhaltung berücksichtigen sollte, bevor der Beleg gebucht und gezahlt wird, also z. B. dass sich die Bankverbindung des Lieferanten geändert hat, etc.

Wenn Sie auf „Genehmigen“ geklickt haben, wird Ihnen noch eine abschließende Bestätigung angezeigt und der Beleg aus Ihrem persönlichen Posteingang entfernt:

Wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben, sollten Sie sich aus der App abmelden. Drücken Sie dazu auf die Menüauswahl oben rechts (drei senkrechte Punkte) und es öffnet sich das Hauptmenü:

Wählen Sie dort „Ausloggen“; Sie werden damit zum Loginfenster zurückgeführt.

Bei der Installation der App wird sowohl auf Android- als auch auf Apple-Geräten eine Verknüpfung in der jeweiligen App-Sammlung angelegt. Die App können Sie direkt von dort starten; alternativ können Sie diese auch über die App-Suche Ihres Gerätes finden und von dort aus starten. Ebenfalls können Sie entsprechend der Funktionen Ihres Gerätes die App bzw. die Verknüpfung auch auf dem Startbildschirm Ihres Gerätes ablegen. Für weitere Informationen ziehen Sie bitte die Bedienungsanleitung Ihres Smartphones bzw. Tablets zu Rate.