Brother-Scanner einrichten

DocuBizz empfiehlt die Verwendung von Netzwerk-Scannern der Marke Brother aus folgenden Gründen:

1. Die Administratration der Geräte ist äußerst anwenderfreundlich
2. Die Geräte haben sich als sehr robust und zuverlässig erwiesen
3. Die Geräte liefern eine hervorragende Scanqualität
4. Die Netzwerkscanner können sich direkt per Scan-to-FTP mit dem DocuBizz-Rechenzentrum verbinden

Diese Anleitung bezieht sich auf die Geräte ADS-2700w, ADS-2800w und MFC-L8690CDW. Sie können auch weitere Geräte von Brother verwenden, achten Sie aber darauf, dass es sich um Netzwerkscanner handelt.

Vor der Positionierung des Gerätes auf dem Schreibtisch notieren Sie sich bitte das Gerätepassword. Dieses befindet sich auf einem Aufkleber entweder an der Rückseite oder der Unterseite des Gerätes hinter dem Kürzel „PWD“.

Installieren Sie das Gerät gemäß der Bedienungsanleitung des Herstellers. Verbinden Sie das Gerät entweder per WiFi oder per LAN mit Ihrem Netzwerk - nutzen Sie keine USB-Verbindung.

Falls möglich weisen Sie dem Gerät eine feste IP-Adresse in Ihrem Netzwerk zu, der Zugriff auf die Administrationsoberfläche des Gerätes erfolgt über einen Webbrowser per IP-Adresse. Notieren Sie sich die IP-Adresse.

Öffnen Sie ein Browserfenster (Edge, Chrome, Firefox) auf einem Rechner, der sich in demselben Netzwerk wie der Scanner befindet. Loggen Sie sich mit dem Gerätepasswort auf dem Gerät ein und führen Sie die Erstinstallation des Gerätes gemäß Handbuch durch.

Ggfs. sollten Sie eine Firmware-Aktualisierung des Gerätes durchführen, damit sich das Gerät auf dem technisch aktuellen Stand befindet. Gehen Sie dazu auf den Reiter „Administrator“ - „Firmware-Update“

Wenn Sie möchten, können Sie auch das Administrator-Kennwort verändern. Beachten Sie aber, dass bei Verlust des Kennwortes ein Zugriff auf das Gerät nur noch durch komplettes Zurücksetzen auf Werkseinstellungen möglich ist. Das im Internet noch häufig zu findende Masterpasswort „initpass“ ist auf neueren Geräten nicht mehr verwendbar!

Im folgenden finden Sie die Informationen zum Einrichten des Gerätes für ein Brother Multifunktionsgerät MFC-L8690CDW. Die Benutzeroberfläche unterscheidet sich jedoch nur gering von anderen Geräten wie z. B. dem ADS-2800w, so dass Sie sich auch bei Verwendung eines solchen Gerätes unmittelbar zurechtfinden sollten.

Öffnen Sie ein Browserfenster und geben Sie die IP-Adresse des Gerätes als Ziel ein. Das Startfenster des Gerätes öffnet sich. Melden Sie sich dort mit dem Administratorpasswortes Ihres Gerätes an. Sie gelangen dann direkt auf den ersten Menüpunkt „Status im Reiter „Allgemein“

Auf dem Gerät lassen sich bis zu 25 Scanprofile einrichten, die jeweils unterschiedliche Ziele haben können. Gehen Sie auf den Reiter „Scannen“ und links auf den Menüpunkt „Scannen zu FTP/SFTP/Netzwerk/SharePoint“:

Sie benötigen für DocuBizz jeweils 2 Profile pro Dokumentenquelle (im Normalfall bedeutet das, dass Sie genau 2 Profile benötigen, sofern Sie nur z. B. für einen Standort einscannen). Bei neuen Geräten wären das die ersten beiden Profile.

Legen Sie fest, ob per FTP (Standard) oder SFTP gescannt werden soll. (Beachten Sie bzgl. der Verwendung von SFTP die Anforderungen von DocuBizz, siehe hier)

Wenn die Auswahl korrekt ist, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Button „Senden“.

Wählen Sie als nächstes den nächsten Punkt „Scannen zu FTP/SFTP/Netzwerk/SharePoint-Profil“:

Klicken Sie auf das erste (frei) Profil, es öffnet sich die Bearbeitungsseite:

Geben Sie dort die Daten gem. Anleitung (s. hier) ein. Im Beispiel haben wir uns für FTP entschieden, SFTP wäre analog den dann zu verwendenden Daten):

• Profilname: Wählen Sie einen sprechenden, jedoch kurzen Namen wie „DB <Kd-Nr.> Simplex“. Wenn Sie mehrere Standorte verwenden, sollten Sie im Namen auch den Standort versuchen unterzubringen. Wir haben uns im Beispiel für „DB 52 Simplex“ entschieden.
• Hostadresse: ftp.docubizz.com
• Port-Nummer: 21
• Benutzername: <der Name, den Sie vom DocuBizz-Team bekommen haben>
• Kennwort: <das Kennwort, welches Sie vom DocuBizz-Team bekommen haben>
• SSL/TLS: Feld leer lassen
• Zielordner: <bei einem Standort leer, bei mehreren Standorten eines, welches Sie vom DocuBizz-Team bekommen haben>
• Dateiname: bitte nicht verändern
• Qualität: S/W 300 dpi
• Dateityp: TIFF einseitig
• Dokumentengröße: A4
• Dateigröße: -
• Vorlageneinzug: Auto Ausrichtung: Auto
• Leerseite überspringen: Aus
• Leerseitenerk.-stufe ausw.: -
• 2-seitiger Scan: Aus
• Hintergrundfarbe entfernen: Aus
• Helligkeit: 0
• Kontrast: 0
• Passiv-Modus: Ein

Klicken Sie anschließend auf „Senden“.

Im nächsten Fenster werden Sie gefragt, ob die Verbindung zum Server getestet werden soll. Klicken Sie auf „Ja“

Die Verbindung wird anschließend getestet und Sie sollten danach die Meldung „Test: OK“ erhalten:

Falls Sie eine rote Meldung bekommen mit dem Hinweis, dass die Verbindung fehlgeschlagen ist, prüfen Sie zunächst, ob die Serveradresse, der Benutzername und das Kennwort korrekt eingegeben wurden und testen Sie erneut. Sollten Sie dann immer noch eine rote Fehlermeldung bekommen, ändern Sie testweise den Eintrag im Feld „Passiv-Modus“. Sollten Sie dann immer noch eine rote Fehlermeldung bekommen, setzen Sie den Passiv-Modus wieder auf „Ein“ und prüfen anschließend, ob Ihre Firewall einen Zugriff per FTP oder SFTP zulässt. Ggfs. müssen Sie hier noch den Port 21 (FTP) und/oder 22 (SFTP) ein- und ausgehend zu der jeweiligen Serveradresse (ftp.docubizz.com) öffnen. Testen Sie erneut. Sollte es dann immer noch nicht funktionieren, setzen Sie sich bitte mit dem DocuBizz-Support in Verbindung.

Klicken Sie anschließend links wieder auf den Menüpunkt „Scannen zu FTP/SFTP/Netzwerk/SharePointProfil

Wie Sie erkennen können, wurde das erste Profil dort jetzt angelegt. Legen Sie das zweite Profil auf dieselbe Art an, beachten Sie jedoch die folgenden Änderungen bei einzelnen Feldern:

• Profilname: Dieser sollte nun kennzeichnen, dass mit dem Profil Multipage-Dateien Duplex (also beidseitig) gescannt werden. In unserem Beispiel heißt das Profil „DB 52 Multi Dup“
• Dateityp: Verwenden Sie hier „TIFF mehrseitig“
• Leerseite überspringen: Ein
• 2-seitiger Scan: Lange Kante

Senden Sie auch diese Einstellungen an das Gerät und testen Sie, ob alles sauber eingestellt ist.

Bereiten Sie zunächst die zu scannenden Dokumentenstapel vor:

1. Alle einseitigen Dokumente in einem Stapel ohne DocuBizz-Separator
2. Alle mehrseitigen Dokumenten in einem weiteren Stapel, getrennt durch den DocuBizz-Separator

Legen Sie den ersten Stapel in den Dokumenteneinzug Ihres Geräts.

Durch das Senden bei der Einrichtung werden auf dem Gerät Kurzwahlziele angelegt. Um diese zu verwenden, gehen Sie auf dem Display des Scanners nach rechts, bis Sie zum Menüpunkt „Dokument direkt in einen FTP/SFTP-Server scannen.“ gelangen. Drücken Sie auf das Symbol:

Auf dem Display werden Ihnen die auf dem Gerät angelegten Profile angezeigt:

Wählen Sie nun das erste Profil, um die einseitigen Dokumente zu scannen. Das Display zeigt Ihnen anschließend noch einmal die Einstellungen an, Sie können hier jedoch direkt auf „Start“ klicken. Die Belege werden vom Scanner automatisch zu DocuBizz hochgeladen und stehen nach wenigen Minuten im DocuBizz-Client zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Anschließend können Sie den Stapel mit den mehrseitigen Belegen über das zweite Profil scannen. Das Separatorblatt wird im DocuBizz-Rechenzentrum als Schere dienen, so dass Sie im DocuBizz-Client anschließend genau die richtige Anzahl Belege zur Verfügung haben.