Benutzerdefinierten Kontenplan pflegen

Die Funktion Benutzerdefinierten Kontenplan pflegen erreichen Sie über den Menüpunkt „Pflege“ - „Benutzerdefinierten Kontenplan pflegen“.

Dieser Menüpunkt steht Benutzern der folgenden Benutzerrollen zur Verfügung:

• Übergeordneter Buchhalter
• Administrator

DocuBizz erhält im Rahmen des Stammdatenaustauschs entweder den kompletten Kontenrahmen des Mandanten in Ihrem Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-Systems oder einen Auszug des Kontenrahmens, falls Ihr ERP-System diese Funktion bietet.

Dennoch benötigt nicht jeder Mitarbeiter in DocuBizz den kompletten Rahmen, so dass Ihnen DocuBizz die Möglichkeit bietet, für einzelne Mitarbeiter und/oder Gruppen benutzerspezifische Kontenrahmen mit nur den benötigten Konten zu erstellen und anschließend den jeweiligen Mitarbeitern unter "Benutzer pflegen" zuzuordnen.

Klicken Sie zum erstellen eines neuen Kontenplans unten links auf den Button „Neu“.

Vergeben Sie anschließend einen eindeutigen Kurznamen, evtl. eine Langbezeichnung für den Plan sowie eine Beschreibung des Plans:

Plänen können Sie z. B. für einzelne Mitarbeiter erstellen, jedoch auch für Gruppen usw. Bei der Benennung sollten Sie dieses berücksichtigen. Erstellen Sie also einen Plan speziell für einen Mitarbeiter oder eine bestimmte Stelle, so verwenden Sie das auch im Namen (z. B. „Max Mustermann“ oder „Stabstelle Marketing“). Ebenso gilt das für Gruppen (z. B. „Teile und Zubehör“, „Marketing“, „Geschäftsleitung“, usw.).

Für den neuen Kontenplan können Sie sowohl Bereiche aus dem Gesamtkontenplan wählen als auch einzelne Konten. Beides können Sie miteinander kombinieren. Klicken Sie zur Auswahl auf den Button „Neu“ rechts im Fenster.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster zur Auswahl des gewünschten Kontos oder Bereichs:

• Einzelne Konten: wenn Sie ein einzelnes Konto wählen möchten, wählen Sie dieses einfach in der Dropdownliste im linken Feld aus.
• Kontenbereiche: Wenn Sie einen Kontenbereich wählen möchten (z. B. alle Konten von Konto 33000 bis 33999), wählen Sie im linken Feld das erste Konto aus und im rechten Feld das letzte Ihres Intervalls.

Über die Buttons unten rechts im Auswahlfenster können Sie navigieren sowie die Auswahl beeinflussen. Eine genaue Funktionsbeschreibung der einzelnen Button erhalten Sie, wenn sie mit dem Mauszeiger auf dem jeweiligen Button stehen bleiben.

Klicken Sie anschließend auf „OK“, um Ihre Auswahl dem Kontenplan hinzuzufügen. Anschließend können Sie über den Button „Neu“ weitere Zeilen hinzufügen, bis Ihr Kontenplan vollständig ist.

Es entsteht unter der entsprechenden Bezeichnung also der benutzerdefinierte Kontenplan mit Konten und Kontenbereichen in den einzelnen Zeilen in der rechten Liste des Fensters:

Falls sich herausstellen sollte, dass noch Konten fehlen, können Sie diese jederzeit hinzufügen, ebenso können Sie nicht verwendete Konten entfernen.

Zur Bearbeitung stehen Ihnen die folgenden Buttons zur Verfügung:

• Neu: Öffnet das Fenster zur Anlage einer neuen Zeile im Kontenplan
• Bearbeiten: Wählen Sie eine Zeile in der Liste aus und klicken Sie auf diesen Button. Das Auswahlfenster öffnet sich, so dass Sie die Daten dieser Zeile ändern können
• Löschen: Löscht die ausgewählte Zeile aus dem aktuellen Plan
• Hinzufügen: Mit diesem Button können Sie bereits bestehende benutzerdefinierte Kontenpläne als Basis zur Erstellung eines neuen Plans verwenden. Alle vorhandenen Konten werden damit dem aktuellen Plan hinzugfügt, Doubletten werden automatisch ignoriert. Es öffnet sich dazu ein weiteres Fenster zur Auswahl des entsprechenden Kontenplans:

Wählen Sie dort einen vorhandenen Plan aus und klicken Sie auf OK. Die Daten werden dann in den aktuell zu bearbeitenden Plan übernommen. Änderungen, die Sie hier anschließend vornehmen, kommen nur beim aktuellen Plan zum tragen, nicht bei der gewählten Vorlage.

Wenn Sie Ihren Kontenplan vollständig angelegt haben, klicken Sie unten auf den Button „Speichern“.

Nicht mehr benötigte Kontenpläne können Sie löschen, in dem Sie den zu löschenden Kontenplan in der Liste auswählen und anschließend mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen:

Die Zuordnung eines benutzerdefinierten Kontenplans erfolgt in der Benutzerverwaltung, also unter Benutzer pflegen.