Benutzer pflegen

Die Funktion Benutzer pflegen erreichen Sie über den Menüpunkt „Pflege“ - „Benutzer pflegen“.

Verfügbarkeit

Dieser Menüpunkt steht Benutzern der folgenden Benutzerrollen zur Verfügung:

Funktionen

Die Benutzerverwaltung ist das zentrale Werkzeug zur Verwaltung der benutzerspezifischen Daten und Einstellungen. So finden Sie hier die Gruppenzuordnung, die Benutzerrollen, Zugriffe auf bestimmte Konten- und Kostenstellenbereiche, die Spracheinstellungen und vieles mehr.

Neue Benutzer:innen anlegen

Manuelles Anlegen:

Über den Button „Neu“ können Sie neue Benutzer:innen anlegen. In den folgenden Kapiteln finden Sie detaillierte Informationen über die verfügbaren Rollen und Funktionen.

Anlegen per Single-Sign-On

DocuBizz unterstützt das Anmelden über Single-Sign-On (SSO) im Rahmen von Microsoft Active Directory in entsprechenden Netzwerkumgebungen. Informationen zur SSO-Einrichtung finden Sie hier.

Benutzer:innen werden automatisch angelegt, wenn der DocuBizz-Client zum ersten Mal auf dem Desktop der Benutzer:in gestartet wird, sofern die Benutzer:in im Firmennetzwerk angemeldet ist und SSO für die Benutzer:in erlaubt ist. Bei der Neuanlage durch SSO werden den Benutzer:innen die geringsten Rechte im System (Rolle: Genehmiger) zugeordnet. In der Benutzerverwaltung können diese Rechte entsprechend erweitert und verwaltet werden.

Rechte und Einstellungen für angelegte Benutzer:innen ändern

Wenn eine Benutzer:in bereits im System angelegt wurde, finden Sie diese Benutzer:in in der Tabelle in der linken Fensterhälte. Mittels Doppelklick auf die entsprechende Zeile aktivieren Sie diese zur Bearbeitung.

Anmeldeinformationen und Kopfdaten

Bei Verwendung von SSO werden diese Felder automatisch gefüllt. Beim manuellen Anlegen von Benutzer:innen tragen Sie bitte die folgenden Werte ein:

  • Anmeldename: Tragen Sie hier den Namen ein, mit dem sich die Benutzer:in in DocuBizz anmelden soll. Das Feld hat eine Länge von 20 Zeichen. Tipp: Verwenden Sie denselben Anmeldenamen (oder Anmeldekürzel), den die Benutzer:in auch im ERP-System verwendet oder verwenden würde, sofern dort nicht angelegt. Bei der Verwendung von SSO wird das Feld automatisch mit dem Windows-Anmeldenamen vorbelegt, diesen bitte nicht ändern!
  • Kurzname und Name: Tragen Sie in das Feld Kurzname den vollen Namen und Vornamen der Benutzer:in ein. Bei Bestätigen durch die TAB-Taste wird der Name automatisch in das Feld Name übernommen, dort können Sie bei Bedarf auch den Namen vervollständigen, wenn das Feld Kurzname nicht ausreicht. Aus technischen Gründen müssen beide Felder gefüllt sein, auf die tägliche Arbeit hat das jedoch keinen Einfluss.
  • Initialen: Die Initialen (4 Stellen) werden für die Zuordnung und Darstellung von Workflows verwendet. Empfehlung: verwenden Sie die ersten beiden Buchstaben des Vornamens und die ersten beiden Buchstaben des Nachnamens der Benutzer:in. Beachten Sie, dass die Initialen eindeutig sein müssen und nicht doppelt angelegt werden können. Sollte sich bei mehreren Mitarbeiter:innen die Tatsache ergeben, dass Initialen gleich wären, ändern Sie diese so, daß z. B. die ersten 3 Buchstaben des Vornamens und nur ein Buchstabe des Nachnamens gewählt wird.
  • Email: Tragen Sie hier die Emailadresse der Benutzer:in ein. Diese Emailadresse wird dazu verwendet, Erinnerungsmails, Warnhinweise und bei Verwendung der App auch die Installationsanleitung zuzusenden. Verwenden Sie deshalb hier immer eine persönliche Emailadresse und keine Abteilungsadresse.
  • Email bei neuer Genehmigung: Wenn dieses Feld markiert ist, erhält die Benutzer:in täglich eine Erinnerungsmail, sofern Belege im Posteingang der Benutzer:in oder einer Gruppe, in der die Benutzer:in Mitglied ist, zugeordnet wurden und auf Verarbeitung warten.
  • Ist aktiv: Neu angelegte Benutzer:innen werden automatisch als aktiv im System angelegt. Wenn eine Benutzer:in nicht mehr benötigt wird, kann das Konto nicht gelöscht werden, da mit der Benutzer:in eine Historie im System angelegt ist, die ggfs. aufbewahrungspflichtige Informationen enthält. Benutzer:innenkonten können daher nur durch Entfernen des Hakens deaktiviert werden. Sollte das Konto zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt werden, kann es durch erneutes Setzen des Hakens wieder aktiviert werden.
  • ID: Nach dem Speichern erhält jedes Benutzerkonto eine eindeutige ID. Diese dient der eindeutigen Zuordnung des Benutzerkontos bei Fragen. Die ID ist nicht veränderbar.

Tab Autorisierung/Gruppen

Unter dem Tab Autorisierung/Gruppen legen Sie die Benutzerrolle, die Zuordnung von Gruppen, ggfs. Standorten, das Genehmigungslimit sowie Zugriffsrechte auf Dokumente im Archiv fest.

Allgemeine Einstellungen
  • Benutzerrolle: Die Benutzerrollen enthalten eine Anzahl aufeinander abgestimmter Benutzer:innenrechte für die Arbeit mit DocuBizz. Diese entsprechen den unterschiedlichen Aufgabenprofilen im Workflow und der Administration. Eine Übersicht über die verfügbaren Benutzerrollen sowie eine Übersicht über die jeweiligen Rechte finden Sie hier.
  • Darf: Hier haben Sie die Auswahl zwischen Erlaubte Belege verwenden und Alle Belege verwenden. Während Buchhalter generell alle Belege verwenden dürfen (und müssen), ist der Zugriff bei Genehmigern beschränkt auf die erlaubten Belege. Damit erhalten Genehmiger z. B. keinen Zugriff auf Belege im Archiv, die zwar für alle freigegeben sind jedoch noch nicht von Kollegen freigegeben wurden. Es wird empfohlen, die Standardeinstellungen für jede Benutzerrolle zu belassen, denn im Rahmen der dadurch sichtbaren Informationen sind diese bereits allgemein abgestimmt.
  • Abteilungsleiter: Dieser Punkt hat seit Einführung expliziter Limits an Bedeutung verloren und wird nur noch aus Kompatibilitätsgründen mitgeführt. Es wird empfohlen, hier keine Person auszuwählen.
  • Kein Single-Sign-On-Benutzer: Dieser Punkt ist nur verfügbar, wenn Single Sign On für Ihren DocuBizz-Client freigeschaltet ist. Bei Auswahl dieses Menüpunkts darf sich die Benutzer:in auch außerhalb des Firmennetzwerkes (z. B. auf eigenen Notebooks) in DocuBizz anmelden. In dem Fall erhält die Benutzer:in ein Loginfenster, so dass sie sich mit ihrem Benutzernamen und dem DocuBizz-Kennwort anmelden kann
  • Auch vertrauliche: Es gibt die Möglichkeit, sowohl Belege als auch komplette Lieferanten mit dem Label „Vertraulich“ zu versehen. Solche Belege können nur von Benutzer:innen geöffnet und bearbeitet werden, denen explizit hier das Recht „Auch vertrauliche“ zugewiesen wurde. Hinweis: dieses Recht können nur Benutzer:innen vererben bei der Anlage neuer Mitarbeiter, die selber über das Recht „Auch vertrauliche“ verfügen.
  • Kennwort zurücksetzen: Wenn Sie einen neuen Benutzer manuell angelegt haben, werden Sie am Schluß aufgefordert, ein Kennwort zu vergeben. Sollte die Benutzer:in später mal das eigene Kennwort vergessen haben, können Sie über diesen Button ein neues Kennwort vergeben. Im Zusammenhang mit Single-Sign-On sollten Sie bei der Bearbeitung des Benutzer:innenprofils direkt über diesen Button ein Kennwort vergeben, denn dieses wird für den DocuBizz-Webviewer sowie für die Anmeldung außerhalb des Firmennetzwerkes (so denn freigeschaltet) verwendet.

Gruppen

Im Tab Gruppen befindet sich der gleichnamige Button Gruppen. Hierüber haben Sie die Möglichkeit, die Mitarbeiter:in einer oder mehrerer Gruppen zuzuordnen.

Gruppen verstehen sich als organisatorische Einheit, in der die Mitglieder:innen im Bezug auf die Belegverarbeitung dasselbe Recht haben, sich also substituieren. Beispiel: Sie haben ein Lager, in dem 6 Mitarbeiter:innen arbeiten. 2 davon sind dafür zuständig, Lieferantenrechnungen zu genehmigen, dabei ist es egal, wer von den beiden die Genehmigung durchführt. Diese 2 Mitarbeiter:innen gehören damit in die Gruppe „Lager“.

Bevor Sie eine Gruppe auswählen können, muss diese zunächst angelegt sein. Alle Informationen dazu finden Sie unter hier.

Um die Mitarbeiter:in einer oder mehrerer Gruppen zuzuordnen, klicken Sie auf den Klicken Sie auf den Button „Gruppen“. Es öffnet sich das folgende Auswahlfenster:

Mit den Pfeiltasten können Sie nun Gruppen hinzufügen oder entfernen. Im rechten Teil des Fensters sehen die dabei die Gruppen, in die die Mitarbeiter:in aktuell Mitglied ist.

Klicken Sie auf OK, um die Auswahl zu bestätigen.

Die gewählten Gruppen sehen Sie nun im Hauptfenster unter „Autorisierung/Gruppen“ - „Gruppen“:

Hinweis: Beachten Sie, dass die Funktion Gruppen von der Buchhaltung auch verwendet werden kann, um bei Abwesenheit einer Benutzer:in Stellvertreter anzulegen. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

Standorte

Im Tab Standorte befindet sich der gleichnamige Button Standorte. Hierüber haben Sie die Möglichkeit, die Mitarbeiter:in einem oder mehrerer Standorte zuzuordnen.

Insbesondere bei Einscannern macht sich diese Auswahl sehr bemerkbar, denn diese sehen im Posteingang ausschließlich die den jeweiligen Standorten zugewiesenen Belege. Bei Genehmigern und anderen Rollen hat die Auswahl einen Einfluss auf die im Archiv recherchierbaren Belege.

Beachten Sie: Die Standortauswahl steht für die Benutzerrolle „Übergeordneter Buchhalter“ nicht zur Verfügung, da diese von der Grundidee her immer einen vollständigen Überblick über alle Belege haben müssen.

Klicken Sie auf den Button „Standorte“, um der Mitarbeiter:in entsprechende Standorte zuzuweisen:

Die mittels der Pfeiltasten hinzugefügten Standorte werden nun den Stammdaten der Mitarbeiter:in hinzugefügt:

FAQ

Die häufigste Ursache dafür ist, dass sich die externe IP-Adresse geändert hat. Das DocuBizz-Team kann überprüfen, von welcher Adresse Sie versucht haben, sich einzuloggen. Gemeinsam muss dann ermittelt werden, ob es sich um eine neue IP-Adresse handelt oder ob evtl. ein Routing im lokalen Netzwerk umgangen wird. Bitten sie dazu Ihre IT-Abteilung, sich mit dem DocuBizz-Team in Verbindung zu setzen.

Lassen Sie von Ihrer IT prüfen, ob Sie in der AD-Sicherheitsgruppe für DocuBizz angelegt wurden.

Sie erhalten mit der Meldung auch eine Liste mit jeweiligen ID-Nummern. Machen Sie ggfs. einen Screenshot dieser Meldung und nutzen Sie diesen für die weiteren Aufgaben.

Entfernen Sie zunächst alle Gruppen im betroffenen Benutzer:innenkonto. Achten Sie dabei darauf, dass ggfs. vorher andere Mitarbeiter:innen der oder den Gruppen zugeordnet werden, so dass die Workflows weiterlaufen können.

Sollte die Benutzer:in einer oder mehreren Workflowvorlagen persönlich zugeordnet sein, müssen Sie diese anschließend unter Genehmigungsflowvorlagen pflegen entfernen bzw. löschen.

Erst wenn das Benutzer:innenkonto keine Verbindung mehr zu produktiven Vorgängen hat, kann das Konto deaktiviert werden.

Wir empfehlen, für die Abteilungsleitung eine eigene Gruppe anzulegen, selbst wenn diese Gruppe nur aus einer Person besteht. Wenn Sie das Genehmigungslimit für die Hauptgruppe auf Null gesetzt haben und als Nachfolger die Abteilungsleitung angelegt haben, garantieren Sie somit ein generelles 4-Augen-Prinzip für diese Abteilung. Beachten Sie dabei aber, dass damit der Abteilungsleiter jede noch so kleine Rechnung freigeben muss, bevor diese gebucht werden kann; wir empfehlen daher, dass Sie sich Gedanken darüber machen sollten, eventuell das Limit höher anzusetzen.